¿Qué es Google Vault en internet?

La seguridad y control de datos es uno de los aspectos más importantes para cualquier empresa. Google pensando en esto creó Google Vault.

Hoy en día el trabajo remoto ha ganado popularidad y son muchas las empresas que han decidido utilizar este método de trabajo. Es por ello que la seguridad de la información se debe tomar de manera mucho más seria.

En este artículo te contaremos qué es Google Vault y cómo funciona, así que sigue leyendo que acá te contaremos si es seguro usar Google Vault para tu empresa.

¿Qué es Google Vault en internet?

Google Vault es una aplicación diseñada por Google para controlar que contenido retiene tu empresa. También fue creada para que puedas buscar y exportar datos de forma más sencilla.

También tendrás la opción de explorar, conservar y bloquear datos. Google Vault responderá a las necesidades de conservación electrónica que tenga tu organización. Si lo ponemos de manera más simple, Google Vault permite al usuario gestionar la información y así poder controlar la empresa.

Con Google Vault podrás manejar la siguiente información:

• Los mensajes de Gmail
• Chats
• Grupos de Google
• Archivos que fueron almacenados en Google drive
• Grabaciones de Google Meet

Uno de los más grandes beneficios de usar Google Vault es que es un servicio en la nube, por lo que no necesitarás instalar ningún tipo de programa, mantener algún software o preocuparte por la memoria del equipo.

¿Para qué sirve Google Vault?

• Para conservar

Google Vault te permite seleccionar por cuánto tiempo se conservarán los datos en la cuenta de los usuarios. También podrás escoger el tiempo que tardará para eliminarse a partir de ese momento.

• Bloqueo por algún motivo legal

Es posible que puedas aplicar algún tipo de bloqueo a los usuarios, de esta forma estarás reteniendo sus datos de forma indefinida, para qué así puedes cumplir tus obligaciones legales o cualquier otro requisito que necesite la conservación de los datos.

• Realizar búsquedas

Podrás hacer cualquier tipo de búsqueda de datos de tu dominio, ver cuenta de usuarios, fechas y hasta palabras claves

• Posibilidad de exportar datos

Esta es una de las funciones favoritas de los usuarios, ya que con ella puedes importar datos para procesarlo y revisarlo de forma muy detallada.

• Auditorías

Google Vault está disponible para que puedas revisar las acciones que han hecho los usuarios en un periodo específico.

¿Cuáles son las ventajas de Google Vault?

Google Vault te permite recuperar archivos, incluso de cuentas que ya han sido suspendidas. No tendrás que preocuparte por la pérdida de datos cuando un empleado decide dejar la empresa, ya que todo queda registrado en la plataforma. También tendrás la posibilidad de exportar archivos antiguos de Google Drive.

Este sistema de almacenamiento te permitirá tener mayor seguridad y control en correos, chats, archivos de la empresa.

¿Cuáles son las desventajas de Google Vault?

A pesar de que puedes archivar diferentes tipos de contenido que te permite proteger y mejorar el manejo de tu empresa, sin embargo, Google Vault no te permite tener control sobre quién tiene acceso a dicho contenido o donde se guardan. Los datos simplemente serán almacenados en la nube.

¿Cómo obtener Google Vault?

Google Vault es una herramienta que viene incluido en la licencia de paga más avanzada de los planes de Google Workspace, como lo son:

• Business Plan
• Enterprise
• Enterprise Essential
• Education Fundamentals y Plus
• G Suite Business

¿Es posible usar Google Vault como herramienta de backup?

Muchos de los usuarios dicen que sí es posible usarla, sin embargo, Google Vault no es una solución de backup debido a las características que posee.

Una herramienta de solución de backup es una copia de seguridad que está diseñada para recuperar datos. Google Vault es una herramienta de archivado de documento electrónico que puede ser guardado durante el tiempo que sea necesario, pero no te permite recuperar los datos eliminados.

Las características que debe tener una solución de backup son:

• Te permite recuperar y restaurar cualquier tipo de archivo que sea necesario para la empresa, en el caso de que por cualquier situación este sea eliminado, ya sea por error o a propósito.  
• Los datos de la empresa se mantienen protegidos debido a que continuamente está tomándose una copia y se encarga de guardarlas en un lugar seguro.

Mientras que Google Vault realiza las siguientes actividades:

• Almacenará tu histórico, pero con el objetivo de que en algún momento se presente una situación legal.
• Los archivos están disponibles para buscar y estudiarlo, pero en caso de que hayan sido eliminados no podrás recuperarlos o restaurarlos.

¿Qué puede manejar el administrador de Google Vault?

Google Vault le dará acceso al administrador de la cuenta de Google Workspace. Es por ello por lo que él podrá tener acceso a las diferentes aplicaciones de Google Vault entre ellas podemos encontrar:

1. Gmail
2. Drive
3. Google chat
4. Google news
5. Google Voice

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Para trabajar de mejor manera cuando se utilice Google Vault necesitarás del servicio de internet de fibra óptica, ya que este servicio no presenta fallas técnicas cuando hay cambio de clima, no se ve interrumpido por horas pico o por la cantidad de usuarios que estén conectados a ella.

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